Expense

Definisi

Expense atau pengeluaran startup, adalah biaya yang dikeluarkan oleh sebuah startup dalam menjalankan kegiatan operasional maupun kegiatan pengembangan (development) yang terjadi dalam lingkup finance di perusahaan STAR SHARE.

Halaman ini merupakan penjelasan mengenai sistem perhitungan pengeluaran di perusahaan STAR SHARE saja. Bukan di startup selain yang dikelola oleh perusahaan STAR SHARE. Ditujukan khusus sebagai penjelasan kepada investor yang mendanai anak usaha STAR SHARE.

Startup selain yang dikelola selain oleh STAR SHARE, tidak terpaku dengan sistem expense yang dijelaskan pada halaman ini. Bahkan, mungkin saja mereka tidak memiliki sistem perhitungan pengeluaran. Karena, pengelolaan startup selain milik STAR SHARE, akan diserahkan sepenuhnya oleh Founder/ Pengelola nya masing- masing.

Latar Belakang

Untuk bisa mengetahui beberapa nominal penting dalam sebuah cash flow (arus kas), seperti: keuntungan bersih, sisa modal, dll, diperlukan perhitungan mengenai pengeluaran yang karakteristik nya berbeda. Kita tidak bisa menghitung jumlah modal yang tersisa, dengan hanya melakukan perhitungan Modal Awal, dikurangi dengan pengeluaran. Harus nya pengeluaran yang digunakan untuk biaya pengembangan (development) saja yang digunakan sebagai perhitungan. Hal ini juga berlaku bagi jenis perhitungan arus kas lain nya (mis. keuntungan bersih).

Di sisi lain, sistem perhitungan arus kas di STAR SHARE cukup kompleks. Karena memiliki beberapa startup dengan variasi keadaan. Ada startup yang sedang iddle (diam), beroperasi, dalam perbaikan, dalam pengembangan, ada pula yang status nya iddle namun sesekali berubah ke dalam kondisi pengembangan.

Karena dibutuhkan karakteristik pengeluaran yang berbeda itulah, maka sebuah perhitungan mengenai pengeluaran secara spesifik harus dilakukan.

 

Jenis Pengeluaran

Berdasarkan Jenis Startup

  • Expense Global: adalah pengeluaran yang digunakan untuk keperluan operasional kantor utama, dimana semua startup yang dikelola oleh STAR SHARE hampir dipastikan menggunakan nya. Contoh nya adalah: Biaya listrik, WiFi, dsb.
    • Nilai expense global ini akan dihitung sebagai nilai tersendiri. Kemudian, nanti nya akan dibagi sama rata dengan semua startup yang pada bulan ini sedang aktif (baik itu aktif dalam hal pengembangan ataupun operasional).
  • Expense Startup: Adalah pengeluaran yang digunakan untuk keperluan satu atau beberapa startup saja.

Berdasarkan Jenis Penggunaan

  • Operational: Adalah pengeluaran yang digunakan untuk keperluan biaya operasional startup ketika menjalankan aktivitas kerja. Pembagian jenis pengeluaran ini dilakukan untuk menghitung keuntungan bersih (net provit) atas kegiatan usaha yang sedang dijalankan.
  • Development: Adalah pengeluaran yang digunakan untuk keperluan biaya pengembangan startup. Pembagian jenis pengeluaran ini dilakukan untuk menghitung modal awal (initial capital) atas kegiatan usaha yang di danai oleh investor.

Berdasarkan Display

  • Expense Global: Sebuah tampilan atas perhitungan pengeluaran yang terjadi pada semua startup yang dijalankan oleh STAR SHARE. Jadi, Anda bisa melihat pengeluaran untuk startup yang lain, meskipun Anda tidak berinvestasi disana.
  • Expense Startup: Sebuah tampilan atas perhitungan pengeluaran yang terjadi pada satu startup saja. Tampilan ini lebih sederhana. Sumber data berasal dari expense startup, dan ini hanyalah sebuah media penampil saja.
Tampilan Expense Global
Tampilan Expense Startup

 

Tampilan

Disini dibedakan antara tabel pengeluaran untuk operasional dan pengeluaran untuk development. Rumusan nya adalah: Total Pendapatan akan dikurangi dengan total pengeluaran, sehingga akan menjadi nilai Keuntungan bersih. Setiap pengeluaran, harus ada invoice ataupun nota nya. Berikut adalah pembacaan kolom- kolom nya.

Struktur

Satu Startup memiliki satu file perhitungan expense tahunan. Sebagai contoh, satu buah files bisa berisikan data untuk Startup APRUON tahun 2018. Kemudian ada juga data file speadsheet untuk startup APRUON tahun 2019, dsb.

Perhitungan bulanan ada di setiap bottom tab yang di indikasikan dengan kode bulan. Bottom Tab 02 berarti mengindikasikan bulan Februari pada tahun yang dimaksud sesuai dengan judul file.

Contoh Tampilan Data Expense pada startup Digime Bay

ID (Judul File)

Format: EXPS.ID Startup.Tahun. Sebagai contoh: EXPS.DB.2020, adalah sebuah file perhitungan tentang expense (pengeluaran) yang terjadi pada startup Digime Bay pada tahun 2020.

 

Expense Startup [Gambar 9]

Nota Expense startup yang dimaksud disini adalah tampilan pengeluaran untuk sebuah startup yang dimaksud. Spreadsheet ini tidak berisikan perhitungan, namun hanya berisi tampilan data saja yang diambil dari spreadsheet Global Calculation yang telah di filter. Di bagian ini akan dijelaskan mengenai pembacaan data pada spreadsheet Expense Startup.

Data [Gambar 9.1]

  • Tanggal: Tanggal data expense tersebut dibuat.
  • Nama: Nama lengkap dari orang yang membuat data expense tersebut. Orang ini bertanggung jawab atas akurasi data yang tertampil.
  • ID: ID Anggota dari orang yang membuat data expense tersebut.
  • Jabatan: Posisi/ jabatan dari orang yang membuat data expense tersebut (mis. staff, manager, SPV, dll).

Overview [Gambar 9.2]

Tampilan nominal pengeluaran Operasional (OP) dan pengeluaran development (DEV) untuk startup yang dimaksud. Keseluruhan pengeluaran (OP dan DEV) ditampilkan pada kolom “All”.

NOTA [Gambar 9.3]

  • Nominal: Jumlah (dalam rupiah) atas nota yang dikeluarkan.
    • Catatan: Jumlah nominal ini bukan semata- mata seperti yang tertera di nota, karena nilai yang tertampil disini sebelum nya telah dibagi ke startup yang ikut menggunakan (mendapatkan beban) atas pengeluaran yang terjadi.
  • Nomor Nota: ID nota yang dikeluarkan. Juga digunakan sebagai nama file softcopy atas nota yang dimaksud.
    • ID pengeluaran diberi kode: EXP.OP.XXXXIDStartup. Contoh: EXP.OP.0001FX, adalah kode file nota pengeluaran untuk startup Foxy Tracker yang bernomor satu.
Gambar 9

Lain- lain [Gambar 10]

  • URL Softcopy: Berisikan URL Folder atas softcopy files pengeluaran yang terjadi di bulan ini.
  • Global Calculation: Berisikan URL perhitungan keseluruhan mengenai expense yang terjadi di semua startup. Anda bisa membuka URL ini dan melihat rincian perhitungan yang terjadi di dalam startup yang Anda danai. Hanya menampilkan data “Global Calculation” pada bulan yang dimaksud.
Gambar 10: Expense lain- lain

 

Expense Global

Expense Global adalah perhitungan pengeluaran yang dikeluarkan oleh perusahaan STAR SHARE secara keseluruhan, dalam lingkum usaha yang berhubungan dengan semua proyek/ layanan di STASASHI. Perusahaan STAR SHARE juga memiliki proyek yang tidak berhubungan oleh investor, dan proyek semacam itu itu tidak data itu tidak dicantumkan disini.

Data

Bagian ini berisikan informasi penting mengenai pembuatan data expense tersebut [Gambar. 1.1]

  • Tanggal: Tanggal data expense tersebut dibuat.
  • Nama: Nama lengkap dari orang yang membuat data expense tersebut. Orang ini bertanggung jawab atas akurasi data yang tertampil.
  • ID: ID Anggota dari orang yang membuat data expense tersebut.
  • Jabatan: Posisi/ jabatan dari orang yang membuat data expense tersebut (mis. staff, manager, SPV, dll).
  • TTD: Sebuah komentar yang diberikan dalam kolom, sebagai autentifikasi atas siapa yang membuat data expense tersebut. Komentar ini bisa sebagai petanda tentang akun yang digunakan dan kapan waktu expense tersebut dikerjakan [Gambar. 1.2]
Gambar 1

Active Startup

Bagian ini berisikan informasi keadaan sebuah startup. Kode “OP” berarti Operate atau Beroperasi (sedang berjalan). Kode “DEV” berarti Development atau startup itu sedang dalam kondisi pengembangan. Sebuah startup bisa saja berada dalam posisi “OP” dan “DEV” secara bersamaan. Hal itu bisa saja, startup tersebut sedang berjalan (running), namun juga sedang mengembangkan suatu fitur.

Keterangan yang ada di bawah “Kode” adalah ID Startup (Gambar 2.1). Dalam contoh “Gambar 2” dibawah ini, ID startup “DB” atau suatu startup yang bernama Digime Bay (Gambar 2.2), pada bulan Februari (Gambar 2.3) sedang dalam tahap pengembangan, dan belum dijalankan (running). Karena kode untuk “OP” pada startup tersebut adalah kosong, sedangkan kode untuk “DEV” adalah “Yes” (Gambar 2.4).

Kolom “Total” (Gambar 2.5) digunakan sebagai perhitungan untuk “Pembagian Global Expense” (Gambar 2.A). Penjelasan lanjutan akan dijelaskan nanti.

Gambar 2
Gambar 2.A

 

Report

Tampilan nominal pengeluaran Operasional (OP) dan pengeluaran development (DEV) untuk setiap startup. Dan keseluruhan pengeluaran (OP dan DEV) pada kolom “All” (Gambar 3).

Bagian ini digunakan untuk memudahkan dalam melihat data. Data sebenarnya bisa di lihat pada bagian “Total” (Gambar 3.A), pada perhitungan di bagian paling bawah (Gambar 3.B). Namun, bila harus melihat di bagian tersebut, akan kesulitan, sehingga tampilan data yang penting tersebut harus dibawa di bagian atas agar mudah dilihat.

Gambar 3
Gambar 3.A
Gambar 3.B

 

Keterangan “Nota Expense”

Bagian ini adalah detail mengenai semua nota pengeluaran yang terjadi pada bulan yang dimaksudkan (Gambar 4). Informasi yang dituliskan di bagian ini terbatas. Namun, Anda bisa melihat detail nya pada setiap softcopy atas nota asli nya.

  • Tanggal: Hanya bertuliskan tanggal saja (tanpa bulan dan tahun). Adalah tanggal dimana nota tersebut dikeluarkan (issue). Untuk keterangan bulan atas nota tersebut, mengikuti keterangan di bagian header atas nya.
  • Nominal: Jumlah (dalam rupiah) atas nota yang dikeluarkan.
  • Nomor Nota: ID nota yang dikeluarkan. Juga digunakan sebagai nama file softcopy atas nota yang dimaksud.
Gambar 4

 

Assignment

Ini adalah bagian penempatan penggunaan nota (Gambar 5). Semua jenis pengeluaran dicantumkan di disini. Namun, tidak semua pengeluaran digunakan oleh setiap startup. Ada sebuah pengeluaran yang hanya digunakan oleh startup ABC, ada juga pengeluaran yang hanya digunakan oleh startup beberapa startup (mis. Startup ABC, DEF) saja.

Oleh karena itu, dibuatlah bagian penempatan (assignment) pada setiap nota, agar setiap jenis pengeluaran sesuai dengan pihak (startup) yang menggunakan nya.

  • Global: Pengeluaran yang digunakan untuk semua startup yang pada waktu bulan yang dimaksud, dalam kondisi aktif, baik itu dalam kondisi operasional ataupun development.
  • Assignment Startup: Pengeluaran yang digunakan hanya oleh startup tertentu. Ditunjukan dengan angka “1”, sebagai petanda atas penempatan (assignment) yang terjadi. Ada dua jenis penempatan pengeluaran pada startup ini, adapun itu adalah:
    • OP: Pengeluaran yang digunakan hanya oleh startup tertentu untuk tujuan operasional saja.
      • Sebagai contoh, pembelian VPN yang hanya digunakan untuk operasional startup Foxy Tracker (FX). VPN tersebut tidak digunakan untuk Startup lain. Hanya startup Foxy Tracker saja yang menggunakan nya. Itupun digunakan untuk keperluan operasional. Jadi, pada nota pengeluaran VPN tersebut, harus tertera angka “1” yang pada bagian FX >> OP.
    • DEV: Pengeluaran yang digunakan hanya oleh startup tertentu untuk tujuan development atau pengembangan saja.
      • Sebagai contoh, pembelian lisensi software Android Studio, yang rencana nya hanya digunakan untuk membuat aplikasi Foxy Tracker agar tersedia di Play Store. Software tersebut tidak mungkin digunakan untuk melakukan kegiatan operasional. Jadi, pada nota pengeluaran Android Studio tersebut, harus tertera angka “1” yang pada bagian FX >> DEV.
    • Catatan: Sebuah nota bisa digunakan untuk keadaan OP dan DEV secara bersamaan. Sebagai contoh, pembelian lisensi software Android Studio untuk Startup Digime Bay (DB). Tidak hanya digunakan untuk membuat aplikasi Digime Bay di Play Store saja (kegiatan Dvelopment), namun dikarenakan startup Digime Bay juga memiliki layanan Pembuatan Aplikasi Android, maka berarti software itu digunakan untuk kegiatan operasional juga.
  • VAL: Adalah sebuah validasi atas assignment nota yang dilakukan. Ada satu persyaratan penting dalam penempatan nota ini. Adapun itu adalah: Nota Global tidak boleh ditempatkan pada nota Assignment Startup, ataupun sebalik nya. Bila sebuah nota sudah dilakukan penempatan pada Global, berarti nota itu berlaku untuk semua startup. Akan menjadi kontradiksi (tindakan yang salah) apabila malah dilakukan penempatan kembali pada assignment Startup.
    • Bila validasi yang dilakukan benar, berarti, tidak ada penempatan ganda. Baik itu yang terjadi pada penempatan global ataupun penempatan startup.
    • Indikasi bila validasi penempatan sudah benar, bagian “VAL” akan berwarna kolom “Hijau”, dan keterangan akan bertuliskan “Benar”.
    • Indikasi bila validasi penempatan salah, bagian “VAL” akan berwarna kolom “Merah”, dan keterangan akan bertuliskan “Salah”. Bila hal ini terjadi, maka Anda harus memperbaiki nya. Semua status di bagian “VAL” harus berwarna hijau (benar).
Gambar 5

 

Expense Setiap Startup

(Gambar 6) Bagian ini memperlihatkan nominal pengeluaran (expense) yang terjadi pada setiap startup, kecuali expense global. Rumus: Nominal pengeluaran X (IF: Assignment) Startup. Nilai ini nanti akan ditambahkan dengan Pembagian Expense Global, sehingga memunculkan nilai pengeluaran keseluruhan yang dialami oleh sebuah startup.

Expense di bagian ini juga dibagi menjadi jenis Operasional (OP) dan Development (DEV). Tentu saja, dua jenis expense tersebut (OP dan DEV) perlu di hitung, karena nanti nya perlu digunakan untuk perhitungan yang berbeda.

Gambar 6

Pembagian Global Expense

Pengeluaran Global harus dibebankan pada startup yang di bulan tersebut aktif. Karena startup tersebut aktif, maka turut menggunakan pengeluaran global. Oleh karena itu, section ini dibuat.

Bagian ini lebih cenderung dibuat sebagai bentuk perhitungan saja, untuk nantinya digunakan sebagai tambahan biaya pembagian setiap startup. Tanpa adanya perhitungan ini, maka biaya keseluruhan yang dibebankan kepada setiap startup tidak bisa dihitung. Lihat tampilan nya pada (Gambar 7).

Gambar 7

 

Total

Bagian perhitungan keseluruhan, dimana perhitungan pengeluaran untuk sebuah startup, telah ditambahkan dengan pengeluaran global. Lihat tampilan nya pada Gambar 8.

Penjumlahan keseluruhan yang terdapat di bagian bawah, adalah output (nilai hasil) atas pengeluaran final yang terjadi. Untuk memudahkan navigasi, nilai tersebut ditampilkan di bagian “Report” (Gambar 3).

Gambar 8

 

Shortcut Startup to Show

Ini hanyalah tampilan halaman filter untuk memudahkan kami dalam menampilkan data di spreadsheet Expense Startup. Tanpa ini, diperlukan formula khusus untuk menampilkan data khusus untuk startup yang dimaksud.

Gambar 9